Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Auf angestellter Basis (Honorarbasis im Einzelfall auch möglich), remote, Hauptwohnsitz Berlin, circa 36 Stunden/Woche, mit der Möglichkeit und dem Ziel, eine langfristige Zusammenarbeit aufzubauen.
Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Persönliche Assistenz für die Geschäftsführung der Gesellschaft im Wandel (GiW), Shai Hoffmann. Du wirst eine Schlüsselrolle in der Unterstützung und Organisation des Tagesablaufs von Shai spielen. Shai Hoffmann ist Sozialunternehmer, Aktivist, Speaker und Moderator. Er engagiert sich in einer Vielzahl von Projekten in den Bereichen Nachhaltigkeit, Digitalisierung, Politik und Gesellschaft.
Die Aufgabe als Persönliche Assistenz für Shai ist vielseitig und abwechslungsreich. Shai ist ein gefragter Speaker und viel unterwegs. Er engagiert sich für eine plurale Gemeinschaft, in der wir alle friedlich leben sollen.
Effektive und wertschätzende Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
Terminplanung und Koordination
Effiziente Planung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
Reisebuchungen
Enge Zusammenarbeit mit den verschiedenen Projektteams
Organisation
Verwaltung von persönlichen Angelegenheiten und Dokumenten
Unterstützung bei der Organisation von privaten und geschäftlichen Veranstaltungen
Honorarverhandlungen Vertraulichkeit und Diskretion
Wahrung höchster Vertraulichkeit in allen Angelegenheiten
Professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
Recherchearbeiten
Durchführung von Recherchen zu relevanten Themen und Projekten
Bereitstellung von Hintergrundinformationen für Termine und Veranstaltungen
Social Media
Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit in Zusammenarbeit mit dem Social Media Team
Verwaltung von öffentlichen Beiträgen
Podcast Projektkoordination
Vorbereitende Recherchearbeiten für den Podcast “Über Israel und Palästina sprechen”
Terminkoordination der Podcast Gäste
Formulierung der Texte für die Podcast Folgen
Büro Management
Verwaltung der Eingangspost
Verwaltung Bürobedarf und Büroräume
Das bringst du mit
Abgeschlossene Ausbildung im relevanten Bereich oder vergleichbare Qualifikation
Nachweisbare Erfahrung im Bereich persönliche Assistenz oder in einer ähnlichen Position
Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und gutes Zeitmanagement
Ein exzellentes strukturiertes Arbeiten
Erfahrung mit Projektmanagement Tools wie Trello, Slack, google Workspace
Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Prioritäten zu setzen
Absolute Diskretion und Professionalität
Du hast eventuell schon praktische Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Künstler*innenn bzw. Personen des öffentlichen Lebens
Du hast Freude an einer verantwortungsvollen Stelle und abwechslungsreichen Aufgaben
Bewerbung
Auch wenn du nicht überall einen Haken setzen kannst, möchten wir dich ermutigen, dich trotzdem zu bewerben. Wir glauben, dass eine bunte Vielfalt von Perspektiven und Erfahrungen ein Team stärker macht.
Bitte sende deine aussagekräftige Bewerbung bestehend aus einem Motivationsschreiben und CV (in einem PDF gebündelt) an annabelle.koch@gesellschaftimwandel.org